Не видавати тернополянам довідки через заборгованість оплати за ЖЕК — незаконно. Зберігати незахищену персональну інформацію в ЖЕКах і в голів ОСББ — також не можна. Дані проблеми вже вирішили органи місцевого самоврядування в Києві, Дніпрі та Рівному.

Кожен, хто зіткнувся з проблемою зміни місця проживання, знає, який марудний процес отримання довідки: довгі черги, тривалий час на запит та відповідь, а інколи протидія чиновницького апарату. Особливо ситуація загострюється в період підготовки документів для одержання субсидій.

У деяких випадках, довідки про склад сім’ї містять недостовірну інформацію, або й узагалі застарілі дані.

Що робити в таких випадках? Які шляхи спрощення процедури отримання довідок? Чи є можливість налагодити взаємодію між інстанціями, щоб уникнути горезвісного «оббивання порогів» мешканцями?

Громадськість неодноразово зверталася до Тернопільської міської ради із пропозицією створити реєстр територіальної громади м.Тернопіль із підключенням до нього всіх необхідних установ, які в разі потреби могли б самі отримувати необхідну інформацію. Такий реєстр передбачає зберігання інформації про особу та місце її реєстрації. Метою сервісу є налагодження взаємодії між службами та спрощення системи обміну даними. Зручний інтерфейс, обмін інформацією лише в межах проблеми, оперування статистичними даними без персоніфікації. Існування такої бази унеможливлює зловживання своїм становищем приватних підприємств (наприклад ЖЕКів), які апелюючи непогашеною заборгованістю, відмовляються видавати громадянам довідки.

Реєстр територіальної громади вже діє в Києві, Дніпрі, починає впроваджуватись у Рівному. У Тернополі він також є, але інформація з нього, всупереч закону, потрапляє в приватні руки, а не до державних органів.

Як розповіла на особистій зустрічі з представниками «Тернопільського центру реформ» Наталія Гайдамака, заступниця начальника управління Департаменту з питань реєстрації Київської міської державної адміністрації:

«Реєстр значно спростив взаємодію між районами міста. Якщо особа виписалася з однієї адреси й зареєструвалася в іншому місці — система зберегла ці зміни. Впровадження реєстру усунуло потребу письмових запитів для отримання інформації та прискорило процедуру обміну даними. Цей механізм інтеграції дозволяє обмінюватись інформацією між державними структурами швидко і своєчасно».

Досвід Києва показує, що реєстр отримав схвальну оцінку Нотаріальної палати України. Сервіс передбачає функцію валідування (перевірки) даних. Так, нотаріус, щоб отримати відповідь для інформаційного запиту повинен у зверненні вказати номер справи та завдання для системи, тоді дані електронного формату звіряються із картотекою і вже після перевірки надходять у відповідь. Для нотаріусів така послуга є платною, але з огляду на велику кількість підроблених письмових довідок, функція он-лайн запиту цілком себе виправдовує й убезпечує нотаріуса від завіряння неправдивого документа.

«Завдяки співпраці зі Службою в справах дітей, яка надала інформацію про дітей сиріт та дітей позбавлених батьківської опіки, нам вдалося перешкодити недобросовісним опікунам та батькам проводити махінації з майном. А ще перехід до користування електронним реєстром дозволив зекономити кошти на утримання картотеки. Адже згідноз  законом, якщо картотека переведена в електронну форму, то її не треба підтримувати в актуальному стані. Лише відділ приватизації та квартирний відділ і, у деяких випадках, нотаріуси за спадковими справами, подають запити на архівні дані. Тобто достатньо однієї штатної одиниці для її утримання» — зазначає Наталя Гайдамака.

У 2018-му році в Тернополі було проведено експертне обговорення «Прописка та довідки в Тернополі: перехід від паперів до сучасних технологій». Участь у ньому взяли фахівці, представники міської влади, представники ОСББ. Йшлося про можливості створення єдиного електронного реєстру з даними мешканців територіальної громади для оперативного отримання цієї інформації державними органами.

Експертка з даного питання в Коаліції ГО «Тернопільський центр реформ» Катерина Кондратюк розповіла про позитивний досвід інших міст України із запровадження реєстру, а також повідомила про труднощі, які виникають без наявності чіткої системи реєстру. Розв’язання проблеми вона вбачає в створенні робочої групи при міській раді для напрацювання порядку роботи реєстру та визначення структур, яким надається доступ до реєстру і в яких межах.

Також, Катерина Кондратюк наголосила, що попри Закон України від 10 грудня 2015 року № 888–VIII «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо розширення повноважень органів місцевого самоврядування та оптимізації надання адміністративних послуг», яке зобов’язує до квітня 2016 року житлово-комунальні органи повністю здати картотеки, ЖЕКи вимоги не виконали.

Передача інформації в ЖЕКи здійснюється з порушенням Закону України «Про захист персональних даних». Хоча представники міської ради запевняють, що вся інформація, передана в ЖЕКи знеособлена, бо містить прізвище з ініціалами, а не повне ім’я. Насправді ж це таки порушення, оскільки будь-які дані, за якими можна ідентифікувати особу, визначаються як персональні дані. Так, на запит експертки, Представник Уповноваженого з дотримання інформаційних прав та представництва в Конституційному Суді України Віктор Барвіцький у відповіді на запит зазначив, що «знеособлення персональних даних — це вилучення відомостей, які дають змогу прямо чи опосередковано ідентифікувати особу. Отже, із сукупності інформації про прізвище та ініціали, місце реєстрації та дати народження особи можна ідентифікувати особу й така інформація є персональними даними».

Представники тернопільських ОСББ активно підтримують ініціативу удосконалення механізму роботи Реєстру територіальної громади Тернополя. Під час експертного обговорення вони висловили бажання співпрацювати та готовність надати інформацію щодо своїх будинках для наповнення бази даних. Проте дієвої підтримки міськради ця ініціатива не отримала.

Не вбачає нагальної потреби в повноцінному функціонуванні Реєстру територіальної громади Антон Горохівський, керівник відділу реєстрації проживання особи Управління державної реєстрації Тернопільської ради. На думку керівника, доцільно використовувати реєстр громади, що створюється на сайті Державної міграційної служби.

Спрощення процедури отримання довідок чиновник вбачає в тому, що громадянам достатньо лише уважно перечитати й засвідчити підписом необхідну заяву на отримання довідок, яку самостійно підготував Відділ державної реєстрації. Посилаючись на прогалини в законодавстві, Антон Горохівський вважає, що закон не регулює процес синхронізації внутрішніх реєстрів міськради із реєстром територіальної громади.

Переваги муніципального реєстру громади:

• Єдина система реєстру територіальної громади міста, при правильному створенні функціоналу, може надавати можливість для органів місцевого самоврядування завантажувати витяг будь-яких статистичних даних. Приміром, за адресою – дізнатися кількість дітей шкільного віку, що проживають на вулицях, які межують з обраним навчальним закладом.

Можливість вибірки та статистики за певною адресою (приміром, в обраному будинку зареєстровано 500 осіб), тощо.

• Такий реєстр зручний реєстраторам. Адже система надає можливість отримувати дані щодо кількості зареєстрованих/знятих із реєстрації за певний місяць, за адресою чи за районами міста загалом.
• Інформація щодо кількості зареєстрованих — знеособлена (вказано лише адресу та кількість осіб).

Отже, створення єдиної бази даних, використовуючи інформацію ЖЕКів, ОСББ, ДМС дозволяє зекономити ресурси та налагодити систему взаємодії структур державної влади міста. Чітке регламентування роботи реєстру трансформує непридатну бюрократизовану схему «реєстрація >> жек >> довідка >> орган, що вимагає» на пряму передачу інформації за зразком «реєстрація >>орган, що вимагає».

Подальше удосконалення роботи та інформаційного наповнення електронного Реєстру територіальної громади Тернополя можливе лише за партнерської взаємодії влади із громадськістю та спільного прагнення усунути рудименти бюрократії із суспільного життя.

Довідка: Ця аналітична стаття представлена Коаліцією ГО «Тернопільський центр реформ» у рамках Програми сприяння громадській активності «Долучайся!», що фінансується Агентством США з міжнародного розвитку (USAID) та здійснюється Pact в Україні. Зміст цієї статті є винятковою відповідальністю Коаліції ГО «Тернопільський центр реформ» i не обов’язково відображає погляди USAID або уряду США.

Марія Карабин, аналітикиня Коаліції ГО «Тернопільський центр реформ»